部下に慕われる上司の特徴5つ!

2019年5月6日

 

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部下に慕われたい!!
けどどうしたら良いのかわからん!

私の前職(市役所事務職)の職場に素晴らしい上司がいたので、素晴らしい上司とはどういうものか考え、まとめてみました。

職場の状況や、職種によるかもしれませんが、部下がいらっしゃる上司の皆さんは、是非参考にしてみてください。

部下を理不尽な仕事から守る

階段の近くに立っている人

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部下は黙って言われたことをやってればいいんだっ!

上層部から理不尽な仕事が、突如ふりかかってくることってありますよね。

また、担当外の仕事なのに、なぜ自分や、自分の担当がしなければならないのかわからないまま、

仕事をしてしまったという経験、皆さんもあるのではないでしょうか。

より上の立場の人から仕事の依頼が来たとき、上司として取るべき対応は、

CHECK

担当内の仕事であれば引き受けますが、担当外の仕事であれば、引き受けない

ということです。

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業務外の仕事は頼まれても断らないといけないのか…

当たり前かと思われるかもしれませんが、これがなかなか難しいことで、誰であっても、より上の立場の人から仕事を依頼されたときは、
自分の評価を上げるために、その仕事を引き受けてしまいがちです

 

自分の担当内の仕事であれば、仕事を引き受け、部下に割り振ることは当たり前のことであり、それで係のキャパシティをオーバーさせてしまうなら、人員が足りてないか、そもそも分担がおかしいか、いずれにしても組織の体制の問題ということになるので、そこを解決する必要が出てきます。

しかし、担当外の仕事を引き受け、それを部下にさせることは、部下の信頼低下につながります

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部下からの信頼低下はいやだ…

そもそも仕事を効率化させるために分担があり、その分担通りに仕事を割り振ることが適切な業務の流れです。

よって、担当外の仕事を引き受けてくる上司は、業務分担を把握し、適切に割り振る能力が無いと判断されてしまいます。

業務分担を明確にし、分担通りの仕事をしたいというのは、上層部も望んでいることですし、本来のその仕事の担当部署も望んでいることです

自分の仕事を他部署がしてくれてラッキーと思っている方がおかしいのです。

自分が昇進するためには、上司からの評価はもちろんですが、部下からの評価も不可欠ですので、断り方さえ間違わなければ、
上層部や他部署からの仕事を断ることは、悪いことではなく、良いことです。

部下の状況を把握している

ノートパソコンの画面を見ている2人の女性

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部下が何をやっているのかわからんっ!

 

上司は部下の状況を把握しておく必要があります

状況というのは、仕事の進捗状況であったり、メンタルの状況、健康の状況にも渡ります。

良い上司は部下のキャパシティを把握しており、そのキャパシティに相応する仕事を部下に任せます

部下全員のキャパシティがいっぱいいっぱいなのに、まだ仕事があふれている場合、その担当に職員が足りていない、もしくは、その担当に仕事が多すぎるということです。

その場合は、キャパシティ以上の仕事を無理やりするのではなく、職員を増やすか、仕事を他部署に分散させるよう、上に交渉するのが、上司の仕事になります。

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少しくらい体調が悪くても会社に来いっ!

また、部下のメンタルや身体の調子が悪く仕事ができない状態のときに、無理に仕事をさせても、良いことはありません

部下からの評価は落ち、仕事の成果も落ちることになりますので、その時は、部下を休ませることが正解です。

一人休んだくらいで、仕事が回らなくなるようなら、そもそも職員の数が足りていないということです。

 

上司が部下の状況に気を遣うことは、部下のためだけではなく、その企業全体のためです。

なぜなら、キャパシティ以上の仕事をすることは、成果の質が落ち、それが企業の利益の低下につながります。

また、部下や自分の心身をすり減らすことで、休職や離職してしまった場合、さらに多くの損失につながります。

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今までやってたことは、会社全体のためになってなかったのか…

部下の状況を把握していることは、部下からしてみても、自分を気にしてくれていると感じ、上司への信頼につながります。

部下とフランクに頻繁に会話をする

青いフォーマルなスーツと座っていると笑みを浮かべて眼鏡を着た男

部下と会話をすることは、部下の状況を把握することにつながります。

また、頻繁に会話をすることで、部下のリアルタイムの状況を把握することができます。

 

さらに、フランクにプライベートのことを話すことは、部下のメンタルや健康の状況を把握することができます。

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部下に何と声をかけて良いのかわからん…

声をかける内容を深く考える必要はありません。

「おはよう」「お疲れ様」等の挨拶でもかまいませんし、自分の家庭であったこと等、
なんでも良いです。

声をかけてもらっただけで、部下は上司が自分のことを気にかけてくれると感じます。

 

ただし、部下のプライバシーを侵害することには注意する必要がありますので、部下が踏み込まれたくないと思っているラインに気を付けて会話する必要があります。

部下とフランクに会話できる関係を築いていることは、部下の方から上司に話しかけやすくなるため、仕事や様々な面でコミュニケーションが円滑になります。

フランクではない関係の場合にはすることのなかった報告や相談をできることになるので、仕事のタイムロスが減り、円滑に進むようになります。

部下を教育する

ラポップの近くのテーブルの上の紙に書く婦人

 

CHECK

良い上司は部下を教育する視点を持っています

例えば、上司は部下の業務分担を決定する際に、業務の難易度や、専門性の高さ等、色々な要素で業務分担を決定すると思いますが、
その際、どの業務によってどのようなスキルが身につくかや、どのスキルを身に着けてほしいかということも考えて、業務分担を決定する必要があります。

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身につくスキルまで考えて、業務分担を決めないといけないのか…

決定した業務分担は徹底し、基本、部下の仕事には手を出しません

部下を楽させることが部下のためになる訳ではないので、部下の仕事を手伝うときは、部下がキャパシティを超えてしまった時だけです。

 

また、内部や外部で行われる研修について、良い上司はどんどん受けさせようという姿勢があります。

もちろん、部下の意思を尊重しますが、部下が行きたいのに、上司が行かせないということはあってはいけません。

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「研修など行かず、仕事をしろ」と言っていたなぁ…

部下は自分が上司になったとき、自分の成長を実感し、自分を教育してくれた上司のありがたみが身に染みるはずです。

部下の失敗の責任を取ったときの対応

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素晴らしい上司は、基本部下の仕事には手を出さず、自由にやらせます。

ただし要所要所で報告を求め、軌道修正をします。

なので、基本部下の仕事が失敗することはないです。

それでも、目が届いていないところで、部下が仕事を失敗した場合、その責任は上司が取ります。

 

その後に、部下を責めるのではなく、この失敗を踏まえて次を頑張れるように、声をかけましょう

部下に対して、責めたり、怒ったりしても良いことはありません

部下にとって大事なのは、その失敗を活かし、次からの仕事を成功させることです。

ですので、部下がその仕事をできなかった原因を探り、アドバイスすることが正解です。

怒鳴ったり、きつく当たることは、部下の不満を増やすだけで、

次回仕事が成功するためには必要のないことです。

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部下に怒鳴っても、その部下が萎縮してしまうだけで
意味のないこと、ということか…

部下を叱ることと、自分の感情に任せて怒ることは全く違います。

部下のモチベーションを上げるために、叱ることも時には必要になります。

 

その部下のタイプを見分け、叱ってモチベーションが上がるタイプなのか、励ますことでモチベーションが上がるタイプなのか、把握しておく必要があります。

部下に慕われる上司の特徴5つ!のまとめ

部下に慕われる上司の特徴はこれ以外にもたくさんありますが、今回は私は重要と思う5つをピックアップしました。

私の主観では、良い上司は、上司という関係に限らず、誰に対しても良い人です。

仕事中に限らず、自分という人間を良くする意識があれば、全てにおいて良い方向に進んでいくと思います。

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2019年5月6日

Posted by ぺりそん